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Systèmes d'information dans le secteur médico-social : retours d'expérience et grands enseignements

3. Enseignement des retours d'expérience
3.1. Le développement des SI, levier d'amélioration du partage de l'information
3.1.2. Des remontées d'information par les gestionnaires médico-sociaux perfectibles
3. Enseignement des retours d'expérience
3.1. Le développement des SI, levier d'amélioration du partage de l'information
3.1.2. Des remontées d'information par les gestionnaires médico-sociaux perfectibles
Sommaire
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Les principaux flux d’information identifiés entre les ESMS et les acteurs institutionnels sont représentés dans le schéma ci-dessous :

 

 

Cette représentation n’est pas exhaustive. Certains acteurs du champ médico-social gèrent également des Services à la personne (SAP). Ceux-ci font l’objet d’un recensement (données administratives et d’activité) au sein d’une base de données unique des organismes agréés de services à la personne (via l’Extranet nOva de l’agence nationale des services à la personne).

Ces flux représentés sur le schéma concernent essentiellement :

  • La campagne budgétaire (envoi des budgets prévisionnels, des comptes administratifs et des rapports d’activité).
  • Des enquêtes ou des études récurrentes (enquête ES de la DREES, enquête RESIDEHPAD de la CNAMTS…).
  • Des enquêtes ou des études ponctuelles sur des sujets précis (accueil de jour, hébergement temporaire...).

Les ESMS font face à un certain nombre de difficultés dans la remontée de ces informations :

  • Le contenu des informations demandées (notamment les indicateurs et modes de calcul) varie d’un acteur à un autre.
  • Le format utilisé (support papier, fichier Excel®, enquête en ligne…) est propre à chaque acteur.
  • Le format et le contenu des informations demandées peuvent, pour un même acteur, varier d’une année sur l’autre.

Par ailleurs, les informations demandées sont parfois redon-dantes (des acteurs différents vont régulièrement demander la même information aux gestionnaires des établissements et services médico-sociaux) dans la même période ou non.

Conscients des nombreuses sollicitations dont les établissements et services médico-sociaux font l’objet, des acteurs institutionnels ont mis en place des systèmes de recueil d'informations moins chronophages pour les ESMS. Ces systèmes pourraient à terme être partagés avec d’autres.

À titre d’exemple, le conseil général du Haut-Rhin a mis en place un système de saisie en ligne des rapports d’activité des EHPAD.

Retour d’expérience du conseil général du Haut-Rhin

Dans le cadre de l’élaboration du rapport d’activité consolidé des EHPAD, une grille contenant un certain nombre de données à renseigner (girage des personnes accompagnées…) est envoyée à chaque EHPAD du territoire via un lien Sphinx. Ce système, mis en place depuis 2011, permet au conseil général d’analyser les rapports d’activité des EHPAD (les rapports, auparavant envoyés au conseil général en format papier, ne faisaient l’objet d’aucune analyse, faute de ressources suffisantes). Le format utilisé et la majorité des données demandées sont les mêmes depuis deux ans, facilitant le travail des EHPAD. Le système mis en place par le conseil général pourrait également être utilisé par l’ARS. Il pourrait en effet être demandé aux établissements de renseigner un seul lien Sphinx avec des données intéressant le conseil général et l’ARS. Le conseil général transmet d’ores et déjà les résultats de l’analyse des rapports d’activité à l’ARS.

Contact : Christian Fischer, Directeur de l’autonomie

Un autre exemple concerne l’ARS Bretagne qui a également mis en place un calendrier prévisionnel des remontées d’information à effectuer par les ESMS.

Retour d’expérience de l’ARS Bretagne

L’ARS Bretagne envoie en début d’année aux différents établissements et services médico-sociaux un calendrier prévisionnel détaillant les différentes collectes qui seront effectuées afin que les équipes des établissements puissent s’organiser sans perturber l’organisation de travail des équipes au sein des structures.

Contact : Anne Delucq, Responsable des pôles du département de l’offre médico-sociale

Enfin, la MDPH du Haut-Rhin a développé un projet de gestion centralisée des listes d’attente facilitant les décisions d’orientation et permettant aux acteurs concernés de proposer l’établis- sement ou le service le plus adapté à la personne.

Retour d’expérience de la Maison départementale des personnes handicapées du Haut-Rhin

Un logiciel de gestion centralisée des listes d’attente est en cours d’expérimentation dans les Maisons d’accueil spécialisées (MAS) du territoire. Ce logiciel permet de partager l’information (décision d’orientation de la MDPH, acceptation des entrées et saisie des sorties par les MAS) entre la MDPH et les MAS en temps réel. Dans les autres ESMS intervenant dans le champ du handicap, l’information est partagée en différé puisque le conseil général collecte les listes d’attente envoyées par les ESMS en format papier. L’expérimentation actuellement déployée dans les MAS pourrait être étendue aux autres gestionnaires du secteur du handicap.

Contact : Patrizia Gubiani, Directrice MDPH du Haut-Rhin

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Date de parution : 20/09/2013
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